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【善用時間】讓自己的工作效率猛增!揭開麥肯錫的13個秘訣

【善用時間】讓自己的工作效率猛增!揭開麥肯錫的13個秘訣

Inspiration
By 喬雨 on 09 Aug 2018
Digital Editor

麥肯錫是全球最著名的管理諮詢公司,負責為其他企業解決問題。那麼這家公司在如何高效工作上,有什麼值得學習的洞見呢?

1.做正確的事

首先,我們要透過挖掘和分析問題,給自己提供足夠的決策依據,找出「正確的事」去做。先決定好做或者不做某項工作,再看做這件事的最好方法,才能讓我們向目標快速推進。

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2.從一開始就確立最終目標

在做事之前,我們要清楚地知道自己要達到一個甚麼樣的目的,為了達到這樣的目的,哪些事是必須的,哪些事是無足輕重的。

3.編排行事優先次序

工作是以目標的實現為導向的,應從目標出發,按事情的重要程度編排行事的優先次序。對實現目標越有貢獻的事越是重要,它們越應獲得優先處理;對實現目標越無意義的事情,愈不重要,它們愈應延後處理。簡單地說,就是根據「現在做的事是否使我更接近目標」這一原則來判斷事情的輕重緩急。

4.確定主次

我們可以問自己四個問題:

  • 我從哪裡來,要到哪裡去?
  • 我需要做什麼?
  • 什麼能給我最高回報?
  • 什麼能給我最大的滿足感?

5.做事情的四個層次

事情按照輕重緩急的程度,可以分為四個層次:重要且緊迫的事;重要但不緊迫的事;緊迫但不重要的事;不緊迫也不重要的事。

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6.把重要的事情擺在第一位

工作要分輕重緩急!每天都把事情按先後順序寫下來,給自己制定一個進度表。

  • 首先,用目標、需要、回報和滿足感對將要做的事情做一個估價。
  • 第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委託別人去做。
  • 記下你為目標所必須做的事,包括完成任務需要多長時間、誰可以幫助你完成任務等資料。

7.關注最終的目標

時不時想想,問自己一些最基本的問題:你在做的事情對解決問題究竟如何?它是如何推進你的思路的?這是不是你現在正在進行的最重要的事情?如果它沒有多大的幫助,你為什麼還要做呢?

因此,在忙碌的生活中,我們一定要隨時懷有這個終極目標,隨時關注著人生這個大畫面。

8.我現在做的是否使我更接近目標?

首先該做的是必須將我們的終極目標化為明確的具體目標,化為實際可行的目標,並且立即朝著這個目標行動起來。計劃的時候,追問一下自己:

  • 我訂下的這套遠期、中期與近期目標是不是明確、是不是可行?
  • 對於下星期所想從事的工作,我是不是已有清晰的概念?
  • 在一個工作日開始之前,我是不是已考慮妥當這一天的工作次序?
  • 我是不是以事實之重要性而非以其緊迫性作為確定行事優先次序的依據?
  • 我是不是把注意力集中於目標而非集中於過程,又是不是以績效而非以活動量作為自我考核之依據?

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9.工作秩序條理化

  • 把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理乾淨,必須確保現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。
  • 不要因為受到干擾或者疲倦轉而去做其他不相干的事情,你一定要把手頭的工作做完後再開始另外的事情,即使這項工作遇到了阻礙,你也要完成到一個再做它時容易開始的階段。
  • 一項工作做完後,一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊,並按照類別把它們放到合適的位置。下一步你該核對一下剩下的工作,然後去進行第二項最重要的工作。

10.重視團隊的力量

個人的知識和能力是有限的,依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇,不要擔心功勞被別人搶走。

11.先摘好摘的果子

先從最容易、最有把握的地方做起。由易到難地做事,自己心裡對這個過程會越來越熟悉,心裡能建立起信心,所以在困難越來越大時,我們能夠沉著應付。

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12.80/20原理

「80/20原理」對工作的一個重要啟示便是避免將時間花在瑣碎的多數問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效。你應該將時間花於重要的少數問題上,因為解決這些重要的少數問題,你只需花20%的時間,即可取得80%的成效。

13.一次只能解決一件事

許多人在工作中總是把自己搞得疲累不堪,效率低下,他們總試圖讓自己具有高效率,而結果往往適得其反。

資料來源:36Kr

Text by BusinessFocus Editorial

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