【亞馬遜】開會禁止使用PowerPoint？ 貝佐斯訂立「六頁報告」匯報方式

無論在學校抑或是職場，簡報（PowerPoint）一直以來都是我們匯報時常用的工具。簡報幫助匯報者簡短地列出重點、又可以輕易地製作圖表，加插動畫等，令整個匯報變得不會沈悶。但是，亞馬遜創始人傑夫·貝佐斯（Jeff Bezos）開會時則有一套特別的做法，就是廣為人知的「六頁報告」。他禁止所有員工使用簡報進行匯報，並規定他們必須準備一份不能超過六頁的報告。

貝佐斯於2006年頒布「PPT禁令」，原因是當他翻查之前的匯報資料時，發現簡報過於簡短，不能有效傳遞信息，事後重讀難以回憶起匯報者所講的內容。他當時非常生氣，然後便下令禁止了條例式書寫，不準員工再浪費時間製作花巧的圖表，訂下了讓亞馬遜主管至今仍然害怕的「六頁報告」匯報形式，員工只需要簡單清楚地將實況寫成文章段落即可。

貝佐斯規定員工在提出任何產品或服務之前，都要製作不多於六頁的提案，並以「一切始於顧客」為宗旨。報告用公關新聞稿的形式撰寫，開頭需要列明新提案的長期作用和對顧客的意義所在，然後再以問答的方式寫出項目的具體細節，以及開發團隊預計如何打造提案中的產品或服務。這種報告的形式幫助員工訂立明確的方向、掌握正確的概念和及時放棄失敗的項目。

每次開會前，貝佐斯都堅持用20分鐘左右的時間讓每個人仔細地閱讀一次報告。確保所有人閱讀過報告後，再開始討論。亞馬遜每次重大創新，例如實施尊榮會員制、打造Alexa、推出亞馬遜雲端服務，均必須通過六頁報告的嚴酷考驗。隨後的討論會由顧客的角度出發，共同斟酌提案的假設和可行性等，確保其更接近事實的真相。經過不斷的編輯後，這份不多於六頁、言簡意賅的報告有時更會直接成為產品的新聞稿。

貝佐斯「六頁報告」的作法也得到一眾員工的認可。亞馬遜Prime影音、電影及電視串流服務的負責人葛雷格．哈特（Greg Hart）認為這種方法能夠有效地傳達資訊，讓聽眾對匯報留有更深刻的印象。另外，一位在亞馬遜工作了三年的主管表示這種匯報形式讓公司內部運作如創投公司。六頁報告迫使員工將重點摘錄、省卻多餘的廢話之餘，還可以解答閱讀者大部分的疑問。最為重要的是，匯報者會於實施前不斷地修改和更新報告，呈現出項目的發展進度。 「六頁報告」似乎有很多值得借鑑的地方，不知道未來又會否取代簡報，成為最通用的匯報形式呢？

Text by BusinessFocus Editorial