【終身受用】做簡報悶死上司？你一定要知道的3個小技巧！

冗長的簡報（PowerPoint）令人恐懼，有研究指出，專業人士平均每天用40%的上班時間來開會，閱讀簡報上的資訊，當中有71%的人認為，這樣的會議相當浪費時間，他們寧願看電話、回覆電郵和短訊，也不要將注意力放在簡報上。其實，一個好的業務匯報不僅是分享資料數據，也應該是充滿激情、有趣味的，這樣你才能吸引聽眾，讓他們記住你說的話。以下是三個你不能不知情的報告小技巧：

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1.從一開始吸引聽眾

在開始報告的那一刻，你已經決定了聽眾的參與程度。因為他們的集中時間很短，所以應該以更有趣的方式吸引他們繼續聽下去。

跳過自我介紹的開場白。很多人都喜歡在報告開始時先介紹自己，並以會議目的作開場白。其實在場的所有人都知道你的身份，也知道會議開來做什麼，因此無需在此重申。

以故事作開端。盡可能言簡意賅，在一分鐘內講述與會議題目相關的故事，以開端、高潮和結尾引出下文。這是吸引聽眾注意的好方法。

勾起聽眾的好奇心。不要直接告訴聽眾他們將得到什麼資訊，而是通過日常事例給予提示，例如以提問作開端，勾起他們的好奇心，繼續聆聽你的報告。

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2.「螢幕」不是你的聽眾

「螢幕」不是你的聽眾，相反，它是很好的道具，讓你吸引真正的聽眾。因此，不要對著「螢幕」說話，嘗試用簡潔有力的文字，吸引大家注意。

聽眾不能「一心二用」。很多人在設計簡報時，會打上一大段文字，以解釋論點。事實上，聽眾不能一邊聽你說話，一邊閱讀文字，因此，用「列點」的方式或圖片來說故事。每張簡報最好不要超過三個論點，在翻到新簡報的時候不要說話，給聽眾一些時間專心閱讀簡報，這樣，你就能避免與簡報上的文字「較勁」。

不要讓「道具」毀掉你的演出。很多人都會使用手機app、網絡系統等道具，來與聽眾互動，這不失為吸引聽眾的好方法，但不要讓過多的互動毀掉你的報告，讓他們集中在簡報的資訊上。

預留「問答環節」的時間。在一個會議報告中，「問答環節」有著重要的位置，所以給聽眾預留提問的時間，不要急著解答所有問題。這種互動能吸引更多人參與討論。

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3.留下難忘的「結尾」

一個好的總結不單是歸納以上各點，而是給人一種強而有力、可以帶走的訊息。

一語中的。這個「結尾」必須帶有目的性，例如解答報告開頭的提問。它可以是實質的數據或結論，讓人留下深刻的印象。

以故事作結。如果你用故事作開端，可以來個首尾呼應。這個故事不應再點出問題，而是要道出聽眾需要知道的重點，讓他們能帶走這些訊息。

資料來源：Entrepreneur

Text by BusinessFocus Editorial