【金石良言】80/20法則減少員工痛點 提升效率 4步重塑過時企業流程

面對經濟環境起伏，企業需要經常轉變。近年大家都在談論AI（人工智能）如何改變工作，不過AI只是工具。在引入時，我們需要更根本地思考底層問題，才能真正改變企業工作流程，提高效率與決策效能。

實現80/20法則

工作流程是企業營運的成敗關鍵，而且涵蓋範圍廣泛，從每週的業務績效評估，到半年一次的人員考核，大至年度預算和資源分配都包括在內。另一方面，企業日常的傳統營運痛點如採購、人力資源、財務報告及審批流程等，更是管理層時刻想優化的環節。

我們只需要針對小部分（20%）最常用或最重要的工作流程作出改進，就可以減少大部分（80%）的員工痛點，或收穫大部分的價值。這就是著名的80/20法則。

但問題是，要真正改變企業流程並不容易。大多數公司的流程陳舊、複雜、官僚且各自為政，工作重複、浪費時間。很多時候，流程已經不合時宜，開始與目標偏離，效益減弱甚至造成負擔。而且，已經沒有人記得流程設計時的初衷。最糟糕的情況是，有員工會利用流程把持資訊、增加自己的影響力，甚至把它當作證明自身存在價值的工具。

4大關鍵革新工作流程

據麥肯錫《組織現狀》調查報告指出，有3分之2的企業主管認為他們的組織過於複雜且效率偏低。我協助過不少企業轉型，總結經驗，我建議企業管理層應審視現有流程及架構，透過以下四個關鍵步驟來改善工作流程，包括：

1.剔除（Eliminate）：哪些流程已經不再需要？哪些流程隨著公司發展而重複了？哪些沒有附加價值、卻牽涉太多人的流程（例如一層一層的審批流程）？企業主管應主動審視哪些會議沒有價值，提升效率，釋放員工的寶貴時間。隨著企業持續發展，組織流程往往會愈加複雜。

2.同步（Synchronize）：資訊在組織內是否有效、準確且及時地流通？是否需要在不同流程中重複收集相同資料？有哪些資訊孤島需要打破？注意資訊若重複蒐集，會令整個流程變得緩慢。

3.精簡（Streamline）：審視流程中各種資訊的輸入與輸出，是否真的與決策有關？需要收集的數據是否真正提升了決策品質？3頁紙可以清楚表達的報告，為何要寫成50頁？要認清，精簡而有效的資訊，才是企業真正所需。

4.自動化（Automate）：哪些環節可以透過科技（包括AI）自動化？哪些步驟最耗時？哪些資訊可以經由精簡的儀表板視覺化？自動化的效果明顯，而隨著現代技術與工具的成熟，只要企業有決心，啟動基本自動化並不困難。

根本性的組織流程變革需要細心的審視與大量投入。企業主管在實施變革時，最重要的原則是先執行能迅速見效的項目，先找出組織的痛點所在，再以此為目標推行變革，便能產生強大推動力。為後續更複雜的流程變革打下積極基礎，並提升團隊推動變革的士氣。

在企業變革中，AI備受矚目，但要成功推動流程革新，遠非僅靠科技、工具或AI。AI是變革的重要催化劑，但必須結合主管的視野、智慧、決心與推動組織的魅力，才能帶動真正的改變，提升公司的層次。

《金石良言》石煒麟
麥肯錫全球董事合夥人兼香港區總經理

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